Comment choisir sa secrétaire indépendante ?
Ça y est vous vous êtes décidés. Trop de tâches à accomplir, plus de temps pour vous. Votre business et à votre productivité se dégrade. Vous avez la possibilité d?engager une secrétaire indépendante.
Pas de contrainte d?embauche donc pas de charges sociales ni de contrat de travail.
Comme un fournisseur, vous collaborez avec une entreprise qui aura la charge de vous assister dans vos tâches administratives, en véritable partenaire.
Comment choisir sa secrétaire indépendante ?
Tout d?abord déterminer les besoins. Voici une liste non exhaustive des tâches que peuvent remplir la plupart des secrétaires indépendantes .
Les tâches administratives
-Traitement du courrier
-Classement et archivage
-Rédaction de lettre / de mail
-Saisie de données
-Démarches administratives
Souvent issue d?une formation commerciale, comptable ou en RH il sera capable de vous proposer d?autres interventions qui peuvent grandement vous faciliter la vie.
Comptabilité / Gestion financière :
+préparation des éléments comptables pour l?expert-comptable *
+Création de tableaux de bords
+Prévisionnel de trésorerie
+suivi de rentabilité des chantiers
+Suivi des achats et fournisseurs
+Rapprochement bancaire
+Gestion de note de frais
Ressources Humaines
+Préparation des éléments de paie
+Edition de contrat de travail
+Conseil en procédure
Gestion Commerciale :
+Préparation et Edition de devis
+Relance client
+Prospection
+Suivi des litiges
Mais attention ! Ne pas laisser de place à l?amateurisme . Car, oui la plupart de ces tâches demandent énormément de temps à un entrepreneur et les déléguer est une bonne solution. Vous devrez vous assurer que les compétences sont bien en adéquations avec vos besoins et que la secrétaire indépendante en question peut y répondre.
Les profils de secrétaire indépendante sont multiples. C?est souvent un parcours atypique qui est à l?origine de cette activité et qui permet justement de l?exercer avec beaucoup d?adaptabilité et donc de réussite.
Juste une secrétaire ou force de proposition ?
L?avantage de recourir à une secrétaire indépendante c?est de s?adjoindre une personne compétente qui ira au-delà d?écrire une lettre ou de trier le courrier. Un adjoint avec des compétences élargies capables de répondre et de faire l?intermédiaire avec d?autres partenaires.
Une personne capable de retranscrire de façon simple et audible les conditions générales de ventes d?un contrat, d?expliquer les nouveaux enjeux de marketing digital , ou de vous conseiller sur l?organisation de votre structure.
Des compétences mais aussi une relation humaine
Développer son activité c?est savoir s?entourer ! Mais au-delà des compétences que vous aurez déterminées en amont, vous allez choisir avant un partenaire. La dimension Humaine est primordiale voir déterminante dans votre choix.
Prestation sur site ou à distance ?
C?est une question qu?il ne faut pas négliger. Car forcément, la question du temps est importante. Allez-vous devoir lui ouvrir votre bureau ? Allez-vous devoir être là quand l?assistant va travailler pour vous ? Le gain de temps va-t-il être si important ? Ou pourra-t-il travailler à distance ? Ai-je les outils nécessaires ? Autant de questions auxquelles il faudra répondre pendant les différents entretiens.
Assurément la réponse est dans un mix de deux : à la fois sur site et en virtuelle. Avec l?expérience, le travail ne doit pas se faire sur place tant qu?il est possible de le réaliser à distance. En tant qu?entrepreneur, vous perdriez trop de temps. Ce n?est évidemment pas le but. Cependant faire le point sur les tâches à mener et le travail rendu de manière régulière est indispensable.
Le Tarif on en parle ?
C?est un critère de décision important. Combien ça coûte ? La première réponse c?est : « moins chère qu?un salarié classique » . Car sans tenir compte des charges sociales, vous allez pouvoir ajuster parfaitement les prestations de services à vos besoins.
Le deuxième critère le plus important c?est le temps gagné en collaborant avec une secrétaire indépendante ?
Petit calcul pour un prestation de 400? par mois pour une intervention de 13 heures par mois (taux horaire de 30?).
Une journée dure 10, 12 ,14 parfois même 16 heures. Mais, nous n?avons jamais le temps de produire et réaliser tout ce qu?il devrait être bon de faire pour notre activité.
Avoir recours à une secrétaire indépendante , c?est pouvoir réorienter ses priorités et s?autoriser à développer son business.